Il modo in cui gestisci le tue commesse di arredo e i dati di progetto fa davvero la differenza e può permetterti di ridurre tempi e errori. Scopri i consigli per ottimizzare la gestione ed essere più competitivo!
In un importante studio intitolato “L’alto costo di non trovare informazioni”, l’istituto di statistiche IDC stia che in media ogni lavoratori passa circa 2 ore al giorno alla ricerca delle informazioni necessarie a svolgere il proprio lavoro.
Considerando che si tratta del 25% delle ore lavorative… è come se 1 dipendente su 4 si occupasse solo di cercare informazioni!
Quanto ti costa questa dispersione di tempo? E soprattutto: dove nasce?
Le complessità non finiscono qui!
La seconda grande causa di rallentamenti e perdite di informazioni è la duplicazione del dato che si ha ogni volta che un’informazione, passando da un reparto all'altro della tua azienda, si sdoppia e si traduce.
La conseguenza? Ogni modifica andrà effettuata per ogni “copia” del dato.
Rischio di errore? Molto alto!
Prima di addentrarci nella definizione di queste due complessità e negli strumenti che puoi utilizzare per affrontarle, facciamo un passo indietro e facciamo una panoramica sull’intero processo di gestione della commessa.
Immagina la tua commessa come un percorso, un viaggio che i dati di progetto compiono, trasformandosi da idea a informazione digitale a prodotto finito.
Nell’immagine trovi una mappa delle fasi principali che tutte le commesse attraversano, dalla presa in carico fino alla consegna.
Questa mappa ti riguarda da vicino anche se con la tua azienda segui solo alcune di queste fasi: in ogni caso sarà per te importante gestire l’informazione che passi ai tuoi fornitori, ai clienti e fra i tuoi reparti in modo da ridurre al minimo gli errori e gli sprechi di tempo.
Ognuna di queste fasi ha le sue particolarità e le sue criticità.
In ognuna di queste fasi, il tecnico o la risorsa che si occupa della commessa dovrà prendere in carico delle informazioni, gestirle, elaborarle e fornire un output alla fase successiva.
Vediamo insieme le principali di queste fasi.
In azienda arriva l’idea: può essere uno schizzo fatto a mano, un render, un progetto di massima. In questa fase è definita la forma e la parte estetica dell’arredo, come le finiture.
Ti vengono richieste delle tavole di disegni contrattuali per l’approvazione definitiva del processo e prima di passare alla vera e propria ingegnerizzazione?
Devi realizzare degli shop drawings?
L’informazione si trasmette a delle tavole tecniche, ma come viene trasmessa? È sempre controllabile e reperibile?
Siamo arrivati all’ingegnerizzazione: si ha un vero e proprio processo di traduzione del dato, che spesso passa da un software all'altro.
Da una serie di tavole 2D, spesso passi ad un vero e proprio modello CAD 3D.
Il numero di informazioni da monitorare e elaborare cresce ancora: materiali, lavorazioni, quantità, elementi di ferramenta… insomma: il progetto diventa esecutivo e si completa al punto da essere pronto a passare in produzione.
Si redigono:
Hai le informazioni a portata di mano o devi compilare lunghi file Excel, con rischio altissimo di errore manuale?
Tavola di esploso con distinta generata in automatico con Progenio MAXX. Guarda altri esempi di tavole e documentazione automatica!>>
Se hai una produzione interna, chiediti: i file che vengono passati in produzione sono pronti per le macchine? O devi sempre riaprirli e manipolarli?
Quanta carta sprechi per stampare le tavole tecniche? E se c’è un modifica?
Sei sempre sicuro al 100% di stare utilizzando l’ultima versione? Sei al 100% sicuro che il dato sia corretto?
Per quanto riguarda la produzione esterna: hai pieno controllo dei dati che passi ai fornitori esterni? La collaborazione e lo scambio di dati sono semplici e agevoli?
Ti è mai capitato di spedire degli arredi al cantiere sbagliato? Oppure di non includere uno dei componenti nella spedizione? Quanto ti costano questi errori?
In cantiere: hai tutte le informazioni per organizzare in modo efficiente le destinazioni degli arredi? Hai tavole sempre aggiornate per il montaggio?
Riesci a risalire semplicemente dal codice all'assemblato di cui fa parte?
E se a distanza di anni devi fornire assistenza e manutenzione su una commessa che hai seguito? Sei in grado di risalire a tutti i dati? Hai le informazioni pronte per la produzione? O dovrai ricominciare a progettare e produrre da zero?
Il viaggio appena compiuto attraverso il flusso della commessa di arredo è stato necessario per renderci conto nello specifico della complessità che affronti ogni giorno e dei passaggi che più ti espongono al rischio di errore e di perdita di tempo.
Le criticità principali sono:
Analizziamole e vediamo insieme degli spunti su come superarle, con l’obiettivo di migliorare l’efficienza nella gestione della commessa ed essere sempre più competitivi.
Nel processo della commessa, abbiamo visto che il dato passa attraverso numerose fasi.
Se in ognuna di queste viene utilizzato un software diverso, diventa inevitabile una traduzione da un software all'altro e quindi uno "sdoppiamento" del dato.
Il dato non è più uno solo, ma si duplica ad ogni passaggio!
Modificandosi, lo stesso dato comparirà in forme diverse: una quando è in fase di progettazione architettonica, una quando è in fase di progettazione esecutiva, una quando è in fase di produzione e così via.
Questo significa che:
Fortunatamente, puoi superare questa criticità.
I problemi complessi spesso hanno una soluzione semplice.
Come superare la duplicazione del dato? Semplicemente, non duplicando.
Rendendo il dato unico e man mano arricchendolo di tutte le informazioni che si accumulano lungo il corso della commessa.
In questo modo, tutti gli attori e tutti i reparti della tua azienda coinvolti nella gestione della commessa accedono allo stesso dato: eliminando ogni possibilità di errore!
Tagli completamente i “tempi di aggiornamento” necessari a riportare le modifiche da un dato all'altro.
Una soluzione semplice, che ha bisogno del giusto supporto informatico!
Ne abbiamo parlato a inizio articolo: da uno studio statistico dell’IDC Institute risulta che passiamo il 25% della nostra giornata lavorativa a cercare informazioni, dati e documenti!
Iniziamo chiedendoci: da cosa deriva questa criticità?
A guardare bene è direttamente collegata a quanto abbiamo già visto.
Non avere una base di dati condivisa ti espone a numerosi rischi:
Pensa: quanto tempo perdi quando in produzione arrivano informazioni non complete ed è necessario richiamare e interpellare l’ufficio tecnico?
Buona notizia: anche questa criticità si può superare.
Anche in questo caso, la soluzione è semplice se hai i giusti strumenti software a supportarti.
Avere i dati e le informazioni centralizzati, ti aiuta a essere sicuro che tutti abbiano accesso a dati corretti e sempre aggiornati.
Questo vale:
Progenio MAXX ti supporta nell'organizzazione dei dati e della documentazione di tutta la commessa di arredo grazie a:
La modalità di archiviazione è personalizzabile, grazie alla struttura multi-livello della commessa che può essere suddivisa in infinite zone e sotto-zone.
Inoltre, i diretti interessati accedono alla documentazione direttamente da Progenio MAXX, senza perdere tempo nella ricerca.
La generazione della documentazione esecutiva ai fini della produzione è sempre uno snodo importante e complesso nella gestione di una commessa di arredo.
Un processo che è direttamente collegato sia alla modalità con cui gestisci i dati di progetto, sia alla modalità con cui li archivi.
Si tratta del momento in cui il progetto 3D, reso esecutivo, deve tradursi in una serie di documenti e tavole tecniche necessarie al reparto di produzione:
Davvero una complessa varietà di documenti!
In alcune aziende questo processo avviene “manualmente”: la messa in tavola si fa in 2D, le distinte vengono compilate a mano con Excel.
È un lavoro di fino e di grande precisione, che richiede tempo e risorse e che non è mai completamente esente da errori.
Da Progenio MAXX ottieni tavole tecniche, liste e distinte direttamente dal progetto 3D. In automatico. Clicca qui per scaricare gli esempi!
Con Progenio MAXX automatizzi questo processo e utilizzi le informazioni legate al dato esecutivo per mettere in tavola in modo automatico il progetto e compilare automaticamente liste e distinte.
Il risultato è:
Riducendo le inefficienze a tutti i livelli!
In un mondo complesso come quello dell’arredamento su commessa in tutte le sue forme, le criticità sono numerose.
Dal momento in cui ricevi le informazioni dal committente al momento in cui consegni il prodotto finito, i dati e le informazioni passano attraverso un processo complesso e delicato: quello di vera e propria gestione della commessa.
Essere competitivi in un settore come questo significa tenere sotto controllo molte variabili: tempi, costi, gestione dei fornitori, possibilità di errore…
Ti permette di:
In poche parole? Ti rende più competitivo.
Da più di 20 anni aiutiamo le aziende come la tua a ottimizzare la gestione delle proprie commesse di arredo e essere sempre più competitivo.
Conosciamo ogni complessità del settore e ogni giorno lavoriamo per renderti più semplici la vita e il lavoro.
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