Il modo in cui gestisci le tue commesse di arredo e i dati di progetto fa davvero la differenza e può permetterti di ridurre tempi e errori. Scopri i consigli per ottimizzare la gestione ed essere più competitivo!
INDICE
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Il viaggio dell'informazione all'interno della commessa
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Criticità di gestione della commessa (e come risolverle!)
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Duplicazione del dato: cos'è e come superarla
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Dispersione delle informazioni: cos'è e come superarla
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Automatizzazione dei documenti esecutivi e gestione delle modifiche
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CONCLUSIONI: gestire le tue commesse in modo efficiente è il segreto per essere competitivo
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Ti aiutiamo a ottimizzare la gestione delle tue commesse!
In un importante studio intitolato “L’alto costo di non trovare informazioni”, l’istituto di statistiche IDC stia che in media ogni lavoratori passa circa 2 ore al giorno alla ricerca delle informazioni necessarie a svolgere il proprio lavoro.
Considerando che si tratta del 25% delle ore lavorative… è come se 1 dipendente su 4 si occupasse solo di cercare informazioni!
Quanto ti costa questa dispersione di tempo? E soprattutto: dove nasce?
Le complessità non finiscono qui!
La seconda grande causa di rallentamenti e perdite di informazioni è la duplicazione del dato che si ha ogni volta che un’informazione, passando da un reparto all'altro della tua azienda, si sdoppia e si traduce.
La conseguenza? Ogni modifica andrà effettuata per ogni “copia” del dato.
Rischio di errore? Molto alto!
Come affrontare al meglio queste due grandi complessità? La risposta è ampia e riguarda il modo in cui gestisci nel complesso le tue commesse di arredo.
Prima di addentrarci nella definizione di queste due complessità e negli strumenti che puoi utilizzare per affrontarle, facciamo un passo indietro e facciamo una panoramica sull’intero processo di gestione della commessa.
Il viaggio dell'informazione attraverso la commessa
Immagina la tua commessa come un percorso, un viaggio che i dati di progetto compiono, trasformandosi da idea a informazione digitale a prodotto finito.
Nell’immagine trovi una mappa delle fasi principali che tutte le commesse attraversano, dalla presa in carico fino alla consegna.
Questa mappa ti riguarda da vicino anche se con la tua azienda segui solo alcune di queste fasi: in ogni caso sarà per te importante gestire l’informazione che passi ai tuoi fornitori, ai clienti e fra i tuoi reparti in modo da ridurre al minimo gli errori e gli sprechi di tempo.
Ognuna di queste fasi ha le sue particolarità e le sue criticità.
In ognuna di queste fasi, il tecnico o la risorsa che si occupa della commessa dovrà prendere in carico delle informazioni, gestirle, elaborarle e fornire un output alla fase successiva.
Vediamo insieme le principali di queste fasi.
Progettazione architettonica
In azienda arriva l’idea: può essere uno schizzo fatto a mano, un render, un progetto di massima. In questa fase è definita la forma e la parte estetica dell’arredo, come le finiture.
Come gestisci queste informazioni? Dove vengono archiviate?
C’è rischio che vadano perse?
Progettazione definitiva
Ti vengono richieste delle tavole di disegni contrattuali per l’approvazione definitiva del processo e prima di passare alla vera e propria ingegnerizzazione?
Devi realizzare degli shop drawings?
L’informazione si trasmette a delle tavole tecniche, ma come viene trasmessa? È sempre controllabile e reperibile?
Progettazione esecutiva
Siamo arrivati all’ingegnerizzazione: si ha un vero e proprio processo di traduzione del dato, che spesso passa da un software all'altro.
Da una serie di tavole 2D, spesso passi ad un vero e proprio modello CAD 3D.
Parti da zero nella progettazione? Puoi recuperare in parte il progetto architettonico o le tavole già disegnate?
Come viene trasmessa l’informazione?
Il numero di informazioni da monitorare e elaborare cresce ancora: materiali, lavorazioni, quantità, elementi di ferramenta… insomma: il progetto diventa esecutivo e si completa al punto da essere pronto a passare in produzione.
Si redigono:
- distinte
- liste dei fabbisogni
- tavole tecniche (di assieme, di esploso, dei componenti singoli componenti…)
Hai le informazioni a portata di mano o devi compilare lunghi file Excel, con rischio altissimo di errore manuale?
Se c’è una modifica devi riportarla su tutte le tavole e su tutte le liste e le distinte? Quanto tempo perdi e quanto spesso capitano errori?
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Produzione interna e/o esterna
Se hai una produzione interna, chiediti: i file che vengono passati in produzione sono pronti per le macchine? O devi sempre riaprirli e manipolarli?
Quanta carta sprechi per stampare le tavole tecniche? E se c’è un modifica?
Sei sempre sicuro al 100% di stare utilizzando l’ultima versione? Sei al 100% sicuro che il dato sia corretto?
Quanto tempo perdi in questa fase?
E soprattutto: quanto ti costa ogni errore che fai in produzione?
Per quanto riguarda la produzione esterna: hai pieno controllo dei dati che passi ai fornitori esterni? La collaborazione e lo scambio di dati sono semplici e agevoli?
Logistica, spedizioni, montaggio e cantiere
Ti è mai capitato di spedire degli arredi al cantiere sbagliato? Oppure di non includere uno dei componenti nella spedizione? Quanto ti costano questi errori?
In cantiere: hai tutte le informazioni per organizzare in modo efficiente le destinazioni degli arredi? Hai tavole sempre aggiornate per il montaggio?
Riesci a risalire semplicemente dal codice all'assemblato di cui fa parte?
Manutenzione successiva
E se a distanza di anni devi fornire assistenza e manutenzione su una commessa che hai seguito? Sei in grado di risalire a tutti i dati? Hai le informazioni pronte per la produzione? O dovrai ricominciare a progettare e produrre da zero?
Queste sono solo alcune delle complessità che gestisci ogni giorno: ciò che fa davvero la differenza è il modo in cui gestisci la complessità delle tue commesse.
Avere il giusto sistema di gestione della commessa può farti tagliare i tempi e ridurre gli errori fino al 80%!
Criticità di gestione della commessa (e come risolverle!)
Il viaggio appena compiuto attraverso il flusso della commessa di arredo è stato necessario per renderci conto nello specifico della complessità che affronti ogni giorno e dei passaggi che più ti espongono al rischio di errore e di perdita di tempo.
Le criticità principali sono:
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DUPLICAZIONE DEL DATO
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DISPERSIONE DELLE INFORMAZIONI
Analizziamole e vediamo insieme degli spunti su come superarle, con l’obiettivo di migliorare l’efficienza nella gestione della commessa ed essere sempre più competitivi.
DUPLICAZIONE DEL DATO: cos’è e come superarla
Nel processo della commessa, abbiamo visto che il dato passa attraverso numerose fasi.
Se in ognuna di queste viene utilizzato un software diverso, diventa inevitabile una traduzione da un software all'altro e quindi uno "sdoppiamento" del dato.
Il dato non è più uno solo, ma si duplica ad ogni passaggio!
Modificandosi, lo stesso dato comparirà in forme diverse: una quando è in fase di progettazione architettonica, una quando è in fase di progettazione esecutiva, una quando è in fase di produzione e così via.
Questo significa che:
- ogni modifica dovrà essere riportata su tutte le versioni del dato, comportando una PERDITA DI TEMPO
- le azioni e gli allineamenti si moltiplicano, creando più OCCASIONI DI ERRORE.
Fortunatamente, puoi superare questa criticità.
UN DATO UNICO: superare la duplicazione
I problemi complessi spesso hanno una soluzione semplice.
Come superare la duplicazione del dato? Semplicemente, non duplicando.
Rendendo il dato unico e man mano arricchendolo di tutte le informazioni che si accumulano lungo il corso della commessa.
In questo modo, tutti gli attori e tutti i reparti della tua azienda coinvolti nella gestione della commessa accedono allo stesso dato: eliminando ogni possibilità di errore!
Tagli completamente i “tempi di aggiornamento” necessari a riportare le modifiche da un dato all'altro.
Una soluzione semplice, che ha bisogno del giusto supporto informatico!
Con Progenio MAXX fai proprio questo: usi un’unica piattaforma per gestire tutti i dati e tutte le informazioni della tua commessa di arredo.
Il dato è unico, al centro e pronto per tutti i reparti o gli attori esterni coinvolti nella gestione della commessa: semplice e efficiente!
DISPERSIONE DELLE INFORMAZIONI: COS'È e come superarla
Ne abbiamo parlato a inizio articolo: da uno studio statistico dell’IDC Institute risulta che passiamo il 25% della nostra giornata lavorativa a cercare informazioni, dati e documenti!
Iniziamo chiedendoci: da cosa deriva questa criticità?
A guardare bene è direttamente collegata a quanto abbiamo già visto.
Non avere una base di dati condivisa ti espone a numerosi rischi:
- errori dovuti all'archiviazione manuale o alla perdita di informazioni
- tempi di ricerca dovuti a un organizzazione non sistematica delle informazioni
Pensa: quanto tempo perdi quando in produzione arrivano informazioni non complete ed è necessario richiamare e interpellare l’ufficio tecnico?
Buona notizia: anche questa criticità si può superare.
GESTIONE CENTRALIZZATA DEI DATI DI COMMESSA: come risparmiare tempo
Anche in questo caso, la soluzione è semplice se hai i giusti strumenti software a supportarti.
Avere i dati e le informazioni centralizzati, ti aiuta a essere sicuro che tutti abbiano accesso a dati corretti e sempre aggiornati.
Questo vale:
- per i file di progetto;
- per la documentazione esecutiva.
Progenio MAXX ti supporta nell'organizzazione dei dati e della documentazione di tutta la commessa di arredo grazie a:
- un sistema di archiviazione automatico
- funzionalità avanzate di ricerca all'interno del progetto
La modalità di archiviazione è personalizzabile, grazie alla struttura multi-livello della commessa che può essere suddivisa in infinite zone e sotto-zone.
Inoltre, i diretti interessati accedono alla documentazione direttamente da Progenio MAXX, senza perdere tempo nella ricerca.
Grazie a Progenio MAXX ottieni completa tracciabilità e reperibilità del dato, in ogni fase della commessa.
Automatizzazione dei documenti esecutivi e gestione delle modifiche
La generazione della documentazione esecutiva ai fini della produzione è sempre uno snodo importante e complesso nella gestione di una commessa di arredo.
Un processo che è direttamente collegato sia alla modalità con cui gestisci i dati di progetto, sia alla modalità con cui li archivi.
Si tratta del momento in cui il progetto 3D, reso esecutivo, deve tradursi in una serie di documenti e tavole tecniche necessarie al reparto di produzione:
- tavole di assieme
- tavole di esploso
- tavole dei singoli componenti
- liste dei fabbisogni
- distinte base e di altro tipo
Davvero una complessa varietà di documenti!
In alcune aziende questo processo avviene “manualmente”: la messa in tavola si fa in 2D, le distinte vengono compilate a mano con Excel.
È un lavoro di fino e di grande precisione, che richiede tempo e risorse e che non è mai completamente esente da errori.
Da Progenio MAXX ottieni tavole tecniche, liste e distinte direttamente dal progetto 3D. In automatico. Clicca qui per scaricare gli esempi!
Con Progenio MAXX automatizzi questo processo e utilizzi le informazioni legate al dato esecutivo per mettere in tavola in modo automatico il progetto e compilare automaticamente liste e distinte.
Il risultato è:
- Migliore impiego delle risorse: i tuoi tecnici esperti possono tornare alle occupazioni a più alto valore aggiunto: la progettazione e l’ingegnerizzazione!
- Riduzione degli errori
- Gestione efficiente delle modifiche di progetto che vengono riportate automaticamente su tutta la documentazione esecutiva.
Riducendo le inefficienze a tutti i livelli!
CONCLUSIONI: gestire le tue commesse in modo efficiente è il segreto per essere competitivo
In un mondo complesso come quello dell’arredamento su commessa in tutte le sue forme, le criticità sono numerose.
Dal momento in cui ricevi le informazioni dal committente al momento in cui consegni il prodotto finito, i dati e le informazioni passano attraverso un processo complesso e delicato: quello di vera e propria gestione della commessa.
Essere competitivi in un settore come questo significa tenere sotto controllo molte variabili: tempi, costi, gestione dei fornitori, possibilità di errore…
L’azione più efficace per migliorare la propria competitività sul mercato è proprio quella di agire sull’intero processo.
Il modo in cui gestisci le tue commesse fa la differenza.
Ti permette di:
- ridurre gli errori
- velocizzare i tempi di attraversamento
- migliorare l’impiego delle tue risorse tecniche e delle loro competenze
- contenere i costi
In poche parole? Ti rende più competitivo.
TI AIUTIAMO A OTTIMIZZARE LA GESTIONE DELLE TUE COMMESSE
Da più di 20 anni aiutiamo le aziende come la tua a ottimizzare la gestione delle proprie commesse di arredo e essere sempre più competitivo.
Conosciamo ogni complessità del settore e ogni giorno lavoriamo per renderti più semplici la vita e il lavoro.
Per te abbiamo creato PROGENIO MAXX, un unico software per la gestione dell’intera commessa di arredo.
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