Può sembrare una domanda scontata, è chiaro che la fase di progettazione e le attività dell’ufficio tecnico hanno una grande rilevanza nella gestione di una commessa. Ma c'è qualcosa di più.
Ottimizzare i tempi e le modalità di progettazione ha un effetto di miglioramento esponenziale che incide positivamente sui costi di tutta la commessa e conseguentemente anche sui margini di profitto.
In che modo? Secondo un importante studio di settore, se si fa riferimento a tutte le attività di realizzazione di un contract, la progettazione ha un costo che varia tra il 6% e l’8%, ma da questa dipendono circa il 75% dei costi dell’intera commessa.
È in questa fase, quindi, che si crea il valore.
Dati significativi, che è importante non tralasciare.
D’altra parte, è vero anche che il termine progettazione racchiude in sé tanti significati e indica tanti e diversi processi.
Facciamo un passo indietro e vediamo qualche considerazione valida per la progettazione di arredo contract e su misura, quindi sia per le aziende che si occupano di grandi contract, sia per quelle che hanno una ridotta percentuale di arredo speciale, affiancata a una più vasta produzione seriale.
Che cosa intendiamo per progettazione di arredo contract e su misura?
Un’azienda di arredo su commessa che lavora nel contract, opera generalmente da interior contractor o da terzista: questo significa che si occupa completamente delle cosiddette FF&E, ovvero Furnitures, Fixture & Equipment ovvero mobili e arredi, escludendo gli impianti (con i quali vanno comunque fatti i conti in fase di progettazione).
Nella maggior parte dei casi, l’azienda non si occupa della progettazione architettonica, che viene affidata dalla committenza a un architetto o a uno studio di architettura di fiducia.
La progettazione architettonica consiste nella definizione degli arredi che andranno a occupare gli spazi e di come questi appariranno: ha una valenza estetica e funzionale.
La progettazione dell’azienda di arredamenti, generalmente, comincia infatti con una pianta in 2D o layout in .dwg realizzato da un architetto.
Di solito, con la committenza sono già stati anche individuati i materiali da utilizzare e altre specifiche del progetto, come i colori e le verniciature.
Per l’ufficio tecnico dell’azienda comincia così il complesso lavoro della progettazione esecutiva o ingegnerizzazione, che passa attraverso la modellazione 3D dell’intero arredo, l’inserimento della ferramenta, la configurazione dei materiali, indicando per ognuno materiale e eventuali lavorazioni e, naturalmente, la generazione della documentazione esecutiva.
La fase di progettazione può essere lunga e molto delicata, soprattutto se parliamo di realizzazione di progetti complessi, ed è continuamente scandita da confronti con la committenza o con gli architetti che si sono occupati dell’architettonico, in modo da essere sempre allineati man mano che procedono i lavori e in modo da essere sicuri che il prodotto finale sia il più possibile vicino alla aspettative.
Quali sono le difficoltà nel progettare arredo su commessa?
L’ufficio tecnico e di ingegnerizzazione di un’azienda che produce su commessa è il cuore dei processi operativi: infatti è qui che vengono recepite le informazioni che arrivano dalla committenza e dagli architetti ed è da qui che partono le informazioni per la produzione.
Lo sforzo è quindi duplice: per prima è compito dell’ufficio tecnico (coordinato da un responsabile o da un project manager) recepire il l’architettonico e trasformarlo in un progetto vero e proprio che potrà essere visto, revisionato e in seguito realizzato.
Lo strumento chiave per questa operazione è il CAD di progettazione.
Il CAD (o computer aided design) è un software di disegno virtuale in 2D o in 3D grazie al quale si realizzano al computer i disegni tecnici, facilitando e automatizzando la gestione dei dati di progetto.
Quando parliamo di arredi contract e su misura è ormai comune l’utilizzo di CAD in 3D: progetti complessi e particolari necessitano di software adatti e che facilitino il riscontro visivo, il controllo della correttezza della progettazione e la gestione dei dati necessari alla produzione, al reperimento delle merci e all’ordine ad eventuali fornitori esterni per materiali particolari come ad esempio il vetro.
Particolare attenzione nel su misura va anche alla gestione della modifica dell’ultimo minuto, che si verifica con grande frequenza: il CAD deve quindi permettere ai tecnici di modificare agilmente il progetto in caso di una modifica richiesta dalla committenza o di necessità per interferenze con gli impianti.
Una volta allineato con la committenza e approvato definitivamente il progetto esecutivo, l’altra grande difficoltà dell’ufficio tecnico e ingegnerizzazione è quella di fornire alla produzione e al post produzione tutti i dati necessari, limitando gli errori e gli sprechi di tempo dovuti alla mancanza di informazioni.
È responsabilità dell’ufficio tecnico che il progetto sia “pronto” per la produzione: che le lavorazioni siano disposte in maniera corretta, che non ci siano interferenze, che i materiali utilizzati siano quelli disponibili in azienda (quindi anche la comunicazione con il magazzino).
La documentazione esecutiva che arriva in produzione deve essere completa e, soprattutto, corretta: il singolo operatore di produzione, infatti, potrebbe non avere chiaro tutto il progetto di arredo e un errore nelle liste di taglio o nelle distinte può portare a grandi rallentamenti e, conseguentemente, a grandi costi per l’azienda.
Incredibilmente ancora molte aziende gestiscono manualmente la documentazione esecutiva: è il tecnico stesso, in questi casi, che compila, elemento dopo elemento, le lunghissime liste in Excel da passare alla produzione.
Si tratta di processi lunghi e macchinosi, che tolgono tempo alla progettazione vera e propria e che, soprattutto, espongono il progettista a un alto rischio di errore, di battitura o di distrazione.
Per fortuna anche in questo caso ci sono software specifici che gestiscono la generazione della documentazione esecutiva direttamente dal modello 3D. Anzi, direttamente il CAD, in alcuni casi, estrapola e elabora le informazioni necessarie per ottenere la documentazione esecutiva.
Vuoi vedere che tipi di documentazione esecutiva puoi generare in automatico con Progenio?
Scarica degli esempi di documentazione tecnica e esecutiva
A monte della progettazione: la gestione della commessa e dei dati
Paradossalmente, una delle principali difficoltà della fase di progettazione, non è il disegno 3D, ma il flusso dei dati in entrata e in uscita dall'ufficio tecnico.
Le stesse riflessioni, infatti, valgono anche per quelle aziende che lavorano su commessa, ma non prendono in carico un intero contract ma una parte di arredo ridotta, lavorando direttamente con la committenza finale: ad esempio per fare cucine su misura o realizzare delle singole parti di arredo che si adattino ai rilievi.
In questi casi i progetti sono forse meno complessi come forme e dimensioni, ma allo stesso modo le perdite di tempo che si ripercuotono su tutta la commessa nascono da una gestione dei dati non ottimizzata e dall'errata modalità di comunicazione fra un reparto e l’altro.
Se i documenti che arrivano in produzione non sono corretti o completi, il flusso di dati si arresta e torna indietro.
Se i singoli tecnici non hanno la possibilità di accedere, consultare e comprendere chiaramente anche i dati di progetto dei colleghi, è possibile che si perda tempo nel reperimento delle informazioni.
Se il layout o un primo 3D di massima da presentare alla committenza sono realizzati con un software CAD diverso da quello utilizzato per l’ingegnerizzazione, la modifica in un progetto in fase di ingegnerizzazione viene persa nel primo progetto o viceversa.
Sono situazioni che si verificano quotidianamente e che hanno ricadute esponenziali sui costi dell’intera commessa.
Progettazione di arredamento contract e su misura: quanto incide sui profitti?
Più di quanto immaginiamo. Come abbiamo visto dal 6-8% dei costi relativi alla progettazione dipendono il 75% dei costi di commessa.
Un effetto cascata del genere si spiega con il fatto che la progettazione non è solo quel 6-8% di tempo dedicato a disegnare con il CAD 3D (un processo che, pure, può essere ottimizzato utilizzando lo strumento più corretto per il proprio settore).
La progettazione è il cuore pulsante della commessa, il nodo di interscambio dei dati che arrivano dalla committenza e che vanno “tradotti” efficacemente in progetto esecutivo per essere messi in produzione.
Per l’ufficio tecnico passa quindi la gestione dell’intera commessa: dalla corretta codifica dei dati, al collegamento ai sistemi gestionali e di gestione del magazzino e al passaggio delle informazioni in produzione.
Il modo più efficace per migliorare la propria produttività e la propria progettazione è analizzare e tenere sotto controllo tutti i dati di commessa, capire dove nascono le informazioni e come vengono comunicate e soprattutto, fornire al proprio ufficio tecnico lo strumento software più adatto a gestire al meglio l’intero processo.
Vuoi conoscere una piattaforma CAD pensata per le esigenze delle tue commesse di arredo?
