4 soluzioni per la gestione ottimale delle commesse di arredo contract

Gestire una commessa di arredo contract non è uno scherzo.

Lo sa chi da sempre produce arredo su commessa e se ne accorgono anche le aziende che invece hanno sempre lavorato “a catalogo” e si sono avvicinate in un secondo momento al su misura.

Si tratta infatti di un settore che ha ultimamente visto crescere la propria importanza, con un aumento progressivo delle richieste: “personalizzazione” è la parola chiave che accompagna le aziende italiane d’arredo fuori dalla crisi e la produzione su commessa è una realtà che non può più essere ignorata, nemmeno dai grandi colossi della produzione seriale.

Aziende del calibro di Imab o B&B Italia hanno aperto divisioni contract, mostrando apertura e propensione verso le nuove richieste del mercato.

Questo spostamento del mercato ha due dirette conseguenze:

• per le grandi aziende: significa incorporare nei propri flussi operativi delle nuove modalità: con nuove esigenze, nuove complessità, nuove criticità. Significa formare il personale e la dirigenza, scegliere strumenti software adeguati, cambiare o quanto meno allargare le proprie prospettive.
• per le PMI di progettazione e produzione di arredo su misura, che lavorano come terzisti o direttamente con il cliente finale, questo significa doversi confrontare con maggiore concorrenza. Per aggiudicarsi una commessa, non basta il know-how: è importante saper comunicare la propria efficacia, organizzazione, capacità di gestire scadenze e eventuali contrattempi (e modifiche!). Anche per le PMI, una fornitura d’arredo su commessa non è solo un prodotto, ma un servizio completo, che arriva fino alla manutenzione dell’arredo negli anni successivi.

In entrambi i casi, la conclusione che possiamo trarne è che il contract non si improvvisa.

Vediamo insieme quali sono le criticità da tenere in considerazione nella gestione ottimale delle commesse di arredo contract, prima di passare alle soluzioni per controllare queste criticità ed evitare gli errori.

Che cos’è il Contract? Inserirsi in un mercato complesso

Cosa intendiamo per arredo contract?

Per prima cosa il contract viene inteso come un servizio chiavi in mano e non semplicemente come una “fornitura d’arredo”.

Riguarda l’allestimento e l’arredo di intere strutture che possono essere residenziali, commerciali, pubbliche ma che hanno in comune la complessità e ampiezza del progetto: possono ad essere degli hotel, le aree comuni di una nave da crociera, l’arredo di uno yacht o quello di una villa o di un complesso residenziale.

Come abbiamo detto un progetto di questo tipo, nel complesso, riguarda non solo l’arredo ma anche, ad esempio, gli impianti ed altri servizi.

Per questo il committente di un progetto del genere si affida ad un general contractor: la committenza non tratta con i singoli fornitori, ma solo con il general contractor che svolge un ruolo di organizzazione, gestione e comunicazione con i fornitori.

È qui che si inserisce l’azienda di progettazione e produzione di arredo, che può essere:

• interior contractor: ovvero prendere in carico l’intera fornitura d’arredo, senza necessariamente progettarla e produrla interamente, ma anche scegliendo fornitori specializzati a cui affidarsi;
• terzista: prendendo in carico una parte o tutto l’arredo, che progetta e produce internamente.

Un ruolo importante nell’insieme della commessa contract è quello dell’architetto e dello studio di architettura scelti dalla committenza o dal general contractor: un ruolo importante perché ha piena voce in capitolo sulla scelta dell’interior contractor e dei terzisti per l’arredo.

In questo senso l’architetto è un influencer e per l’azienda di progettazione e produzione di arredo contract riuscire ad instaurare delle buone partnership con gli architetti è uno degli elementi che determinano l’aggiudicarsi di una commessa.

Gli eventi sociali come il Salone del Mobile e un impegno nella presentazione e comunicazione del proprio brand, possono essere il primo passo per entrare in contatto con architetti e general contractors. In un ambiente come quello dell’arredo contract, in cui il passaparola è ancora molto forte, ciò che davvero consolida la reputazione dell’azienda e conseguentemente la capacità dell’azienda di aggiudicarsi la commessa sono le sue competenze e capacità tecnico-gestionali:

• la capacità di gestire una commessa in modo organizzato e controllato;
• la flessibilità e prontezza nel gestire le modifiche dell’ultimo minuto e gli imprevisti;
• la garanzia di portare a termine la commessa entro le scadenze fissate.

Questo significa che per un’azienda che si avvicina al mondo dell’arredo prodotto su commesa, ha aperto o vuole aprire una divisione contract, o semplicemente vuole crescere e migliorare la propria competitività… una gestione ottimale delle commesse di arredo contract non è solo il modo per contenere i costi e migliorare il margine, ma anche un vero e proprio presupposto all’ingresso nel mercato.

Dentro l’azienda: le sfide ad una gestione ottimale delle commesse di arredo contract

Ricapitolando: una gestione ottimale delle commesse di arredo contract ti serve anche per aggiudicarti una commessa di arredo contract.

E una volta vinta la commessa… ecco presentarsi le caratteristiche del settore: quelle caratteristiche che lo rendono così diverso dal settore dell’arredo prodotto a catalogo e che rendono più complessa proprio la gestione ottimale della commessa.

Le caratteristiche proprie dell’arredo contract

Fare arredo contract significa progettare e produrre arredo per una specifica location: l’arredo è strettamente legato all’area da ambientare (da qui deriva la grande importanza dei rilievi in cantiere!).

Ne conseguono:

• forme particolari e/o irregolari (difficilmente parametrizzabili), che vengono progettate per la prima volta e che devono potersi adattare alle esigenze specifiche che emergono dai rilievi, ad esempio il passaggio degli impianti.
• numerosi materiali diversi e quindi anche la necessità di redigere documentazione e controllare ordini per fornitori esterni (liste dei fabbisogni dettagliate);
• progetti di grande dimensioni con migliaia di elementi e parti, che vanno codificati, documentati, prodotti, con la minima incidenza di errore possibile.

Una vera sfida per l’azienda!

Committenza forte e incidenza delle modifiche

Uno dei fattori che può lasciare spiazzata un’azienda che ha esperienza nella produzione a catalogo di arredo e che si avvicina al contract e al su misura è il rapporto con la committenza (e con il general contractor come diretto portavoce della committenza).

Il processo è infatti inverso: quando si produce a catalogo, si studia un prodotto che il mercato possa recepire e acquistare.

Quando si produce a commessa, è il cliente stesso a richiedere il prodotto, direttamente o attraverso general contractor e architetti di fiducia: il maggior costo del servizio e la maggiore incidenza economica del progetto, danno un forte potere decisionale alla committenza, con la quale si hanno confronti e aggiustamenti in corso d’opera pressoché continui.

La grande incidenza di modifiche dell’ultimo minuto è una delle grandi sfide a chi progetta e produce arredamento contract (in questa intervista, ne abbiamo già parlato con Rino Zaccaro di Pad Project), e questo ci porta direttamente ad un’altra questione.

Tempi e margini ristretti

L’arredo contract richiede velocità di progettazione, di produzione e di allestimento.

Questo per due motivi:

1. la velocità rende competitivi ed è uno dei plus che ti assicurano uno spazio nel mercato;
2. ad ogni giorno di ritardo corrispondono forti penali.

In questo senso, ogni ritardo erode direttamente i margini della tua azienda, margini che negli ultimi anni e in particolar modo dopo la crisi si sono già assottigliati.

Ma questo non vuol dire lavorare 20 ore al giorno pur di rispettare la scadenza di consegna di una commessa!

Come vedremo, una gestione ottimale delle commesse di arredo ti permette di restare nei tempi senza sovraccaricarti di lavoro e senza rinunciare al margine.

Difficoltà a controllare i costi di gestione della commessa

E, a proposito di margine: un’altra difficoltà della produzione di arredo contract riguarda proprio il controllo dei costi.

Spesso c’è confusione su come tenere sotto controllo e calcolare i margini di guadagno delle commesse contract.

In questo modo è difficile rendersi conto di come ottimizzare il processo e la preventivazione fatta “a spanne” si rivela un’arma a doppio taglio.

A questo si aggiunge che, spesso, nelle aziende in cui si produce sia in serie che su commessa, l’utile che porta la produzione in serie può essere eroso da una produzione contract “in perdita”, senza che l’azienda se ne renda conto!

In questo senso, la gestione ottimale di commesse di arredo contract richiede anche alla proprietà e alla direzione aziendale un cambiamento di prospettiva e una maggiore capacità informativa.

Produzione a lotto 1 (o quasi)

Sia che tu realizzi “ogni arredo diverso dall’altro” o dei piccoli lotti di arredi leggermente diversi fra loro (ad esempio per le camere di un hotel, per le cabine di una nave o per un complesso residenziale), avrai bisogno di documentazione esecutiva e di collegamento alla produzione praticamente “usa e getta”.

Se nell’arredo in serie puoi archiviare a gestionale una distinta-base per ogni assemblato e fare direttamente il lancio di produzione… nell’arredo su misura questo non è possibile: ci sarà una distinta base per ogni assemblato d’arredo unico!

E, dietro la distinta-base, c’è un ufficio tecnico incaricato di redigerla.

(E lo stesso per le distinte dei materiali e delle lavorazioni, per le tavole tecniche esecutive!)

Questo significa che nel contract si dedica, in proporzione, molto più tempo a preparare gli esecutivi e, in generale, tutti i documenti per passare informazioni alla produzione.

L’ingegnerizzazione nell’arredo contract è in effetti una delle fasi più importanti e più delicate, maggiormente esposte al rischio d’errore.

Vuoi vedere che tipi di documentazione esecutiva puoi generare in automatico?  

Scarica degli esempi di documentazione tecnica e esecutiva

Gestione di molti dati e informazioni

Non esiste imprenditore al mondo che non sia preoccupato dalla gestione efficiente di dati e informazioni.

Una commessa di arredo contract è un ricettacolo di informazioni: da parte della committenza e degli architetti, ma anche interne, sotto forma di direttive del project management, fino ad arrivare ai veri e propri dati di progetto (misure, rilievi dimensioni, pesi…) che vanno efficacemente rilevati e comunicati a tutte le figure che prendono parte al processo e che concorrono al risultato finale.

Il tempo perso a cercare informazioni, a richiedere specifiche e chiarimenti, a ricreare da zero documenti che, magari, esistono già in archivio, è uno dei costi principali per un’azienda di arredo contract.

E la mancata o errata comunicazione di dati può dare origine a quelli che Susan Feldman chiama "disastri di informazione"… errori di grande portata e grande costo, come può esserlo una spedizione errata oltreoceano, che possono essere evitati con una corretta gestione della commessa.

4 soluzioni per una gestione ottimale delle commesse di arredo contract

Le difficoltà che abbiamo elencato sono le stesse per ogni azienda che si avvicina o già opera nel settore dell’arredo contract e su misura.

Una  gestione ottimale delle commesse di arredo contract presuppone una prospettiva ampia e un’organizzazione dell’azienda che abbia ben chiare tutte queste difficoltà.

Da dove cominciare? Ecco i nostri 4 consigli.

1. Fai “Contract Intelligente”

Qualcuno avrà già sentito parlare di Contract Intelligente, perché è il termine che dà il nome ad una serie di eventi che abbiamo tenuto in diverse città d'Italia, in cui abbiamo parlato proprio delle dinamiche di produzione e progettazione efficiente di arredo su commessa. 

Ma fare “Contract Intelligente” ha un significato specifico, nel nostro contesto: significa pensare e approfondire i flussi operativi della propria azienda, significa riflettere sulla propria attività e cercare di ottimizzare l'intera gestione della commessa.

Abbiamo visto che il Contract ha dinamiche particolari e che il learning by doing, “imparare facendo”, non paga: molto meglio affidarsi a una consulenza specialistica per analizzare i flussi di dati e le modalità operative più adatte alla tua azienda, considerando, a tutto tondo, le tue specificità e necessità.

2. Parti dall’ufficio tecnico...

Come abbiamo visto molte delle complessità della gestione di una commessa di arredo contract sono legate alla progettazione e all’ingegnerizzazione dell’arredo.

L’ufficio tecnico assume un ruolo particolarmente importante nella gestione ottimale delle commesse d’arredo proprio per questa ragione: l’informazione nasce e vive nel progetto 3D.

È vero infatti che l’informazione arriva dalla committenza, ma è l’ufficio tecnico che recepisce queste informazioni e le trasforma, legandole al progetto 3D.

Da quando nasce il progetto 3D, l’informazione si stabilizza e diventa consultabile e comunicabile; inoltre, con gli strumenti e i software CAD adatti, le informazioni di progetto possono anche andare a comporre in modo automatico la documentazione esecutiva.

L’ufficio tecnico e ingegnerizzazione sono il cuore pulsante della commessa e sono al centro del processo di scambio di informazioni e dati: l’attività di questo reparto aziendale arriva ad influenzare il 75% dei costi dell’intera commessa!

Per questo è un grande errore “sprecare” il tempo dei tuoi tecnici con attività non ben organizzate o frustranti e ad alto rischio d’errore come la compilazione manuale di distinte di produzione (quando ci sono strumenti software che lo fanno in automatico!)

Il consiglio è: parti dall’ufficio tecnico, analizzane i flussi e gli strumenti, gli errori più comuni.

È nell’ufficio tecnico che troverai il miglior margine di miglioramento!

3. …e poi pensa a tutta l’azienda!

Abbiamo visto che l’ufficio tecnico è il cuore della gestione della commessa: proprio per questo scambia dati in entrata e in uscita, in continuazione, con tutti gli altri dipartimenti aziendali.

Avere un occhio di riguardo per l’organizzazione e i flussi dell’ufficio tecnico non significa dimenticare il resto dell’azienda, anzi: per una gestione ottimale delle commesse di arredo contract, non puoi permetterti di lavorare “in silos” e di considerare i reparti aziendali come degli organismi separati l’uno dall’altro.

L’obiettivo è portare al termine la commessa nel minor tempo possibile, con un prodotto di qualità, senza errori e ottimizzando i margini: per arrivare a questo obiettivo tutta l’azienda deve lavorare insieme in perfetta coordinazione e armonia.

Un obiettivo ambizioso, a cui si arriva partendo da una puntuale analisi dei flussi produttivi e di informazione della tua azienda.

4. Scegli la giusta tecnologia e i giusti collaboratori

Se c’è una cosa che ormai è chiara, è che nel settore del contract “non ci si inventa”.

È un ambiente complesso, con grandi criticità, ma che se affrontato con i giusti strumenti e le giuste armi rappresenta una grande opportunità: anzi, nel 2018, in un mondo in cui tutto il mercato si muove verso la personalizzazione spinta, nessuna azienda d’arredo può ignorare il contract e la produzione su misura.

Una realtà che va affrontata con riflessione, strategia e soprattutto con l’appoggio dei giusti strumenti tecnologici e dei giusti collaboratori.

Lo abbiamo detto e lo ripetiamo: produrre su commessa è molto diverso da produrre in serie; un errore di calcolo (in preventivazione, oppure nella stima dei tempi e dei costi) può risultare disastroso per l’azienda.

Per questo vi consigliamo di:

1. richiedere una consulenza e un appoggio strategico esterno, nell’analisi dei flussi operativi e di dati;
2. di essere certi che chi vi fornisce la consulenza abbia esperienza nello specifico settore contract e nelle sue dinamiche uniche.

Una volta analizzata la situazione, vi consigliamo anche di porre attenzione alle tecnologie a cui vi affidate, in particolar modo per quanto riguarda i software CAD e le piattaforme di gestione della commessa in genere.

Come abbiamo visto la struttura stessa dell’arredo, dal punto di vista di forme particolari, dei numerosi materiali e della complessità di elementi, ha bisogno di una piattaforma particolarmente performante e flessibile in progettazione, in modo da poter gestire velocemente anche le modifiche dell’ultimo minuto e non andare ad inficiare i margini di guadagno sulla commessa.

Una piattaforma CAD e di gestione della commessa deve inoltre permettervi degli automatismi, sia nella gestione della codifica e della documentazione, sia nella realizzazione stessa della documentazione esecutiva.

Esistono piattaforme pensate e ideate specificatamente per il contract, che tengono in conto queste esigenze e le soddisfano: se volete migliorare il margine di guadagno nella gestione delle vostre commesse contract o state pensando di avvicinarvi al business… gli strumenti software adatti sono indispensabili!

Conclusioni: perché è necessaria una gestione ottimale delle commesse di arredo contract?

Come in qualsiasi altro settore di mercato, anche per le aziende di arredo, sia che lavorino già su commessa, sia che si avvicinino ora a questa prospettiva di produzione, l’obiettivo ultimo è uno solo: produrre bene per massimizzare il margine.

Ed è chiaro che una gestione ottimale della commessa di arredo e dei flussi produttivi concorre attivamente al raggiungimento di questo obiettivo: la mancata organizzazione centralizzata della gestione della commessa è la prima causa di errori, di rallentamenti e di “disastri di informazione”.

Ma allora perché nel contract una gestione ottimale delle commesse di arredo non è solo importante, ma definitivamente necessaria?

Perché è un mercato in cui ci si muove con margini ridottissimi e in forte competitività, un mercato in cui è importante la relazione con gli influencer (dai general contractor agli architetti) e il passaparola: un mercato in cui ogni errore costa molto di più dei danni diretti che provoca.

Un’azienda non adeguatamente organizzata e che non dimostri di avere gli strumenti adatti per affrontare una commessa e gli imprevisti che può comportare nei tempi stabiliti… non trova spazio in un mercato del genere!

Per concludere quindi: contract sì o contract no?

Sì, decisamente.

Ma in modo intelligente, con un’adeguata analisi dei flussi dell’azienda e con i giusti strumenti: solo così il contract diventerà un’opportunità di guadagno e non solo una componente di rischio!