Il mercato del mobile negli ultimi anni ha visto dei grandi cambiamenti: sia nelle richieste del cliente finale che nelle modalità di produzione delle aziende del settore, sempre più votate ad un produzione su commessa, almeno in parte.
Insieme alle opportunità di guadagno, però, nascono anche delle grandi complessità.
Anche le aziende storicamente votate alla produzione seriale di arredo e che da questa ottengono la maggior parte del fatturato si trovano a dover quantomeno considerare le opportunità di profitto che la produzione su commessa di arredo comporta.
Attenzione però: le opportunità di profitto rischiano di essere sommerse da un’errata o disorganizzata gestione del flusso produttivo su commessa, che ha le sue specificità e, come abbiamo detto, complessità.
La prima fra tutte (e forse la più evidente) è che, se si produce a lotto uno o per lotti ridotti, l’influenza sui costi di commessa della progettazione e dell’ufficio tecnico è maggiore.
Ogni commessa, infatti, ha un suo progetto esecutivo e una sua ingegnerizzazione. Ogni volta si ricomincia a disegnare da zero e si eseguono dal principio tutti i documenti esecutivi: tavole tecniche di sezione, prospetti, assiemi, liste dei fabbisogni, documentazione da passare ai fornitori per gli ordini dei materiali o per le parti realizzate esternamente (ad esempio vetri o marmi) e anche tutte le distinte indispensabili per andare correttamente in produzione.
È qui che si vede la maggiore differenza fra la produzione in serie e su commessa di arredo: infatti, quando si ha una produzione a catalogo, le distinte di produzione e la documentazione vengono riutilizzate per migliaia di pezzi e sono già disponibili. Il lancio di produzione può essere fatto direttamente dal software gestionale.
Nella produzione su commessa, invece, ogni progetto ha una propria documentazione, che è unica e va redatta ogni volta da capo: ne consegue che i tempi si allungano e le occasioni di errore aumentano esponenzialmente.
Tenete conto che, secondo un importante studio di settore sull’arredo contract, nella produzione su commessa, i costi di progettazione possono anche essere il 6-8% dei costi totali (non alti, tenendo conto i costi delle materie prime, delle macchine CNC, ecc.) ma da questa dipendono direttamente il 75% dei restanti costi di commessa. Cosa significa?
Che ci sono delle “aree sommerse” di influenza della progettazione di arredamento e che rendere la progettazione di arredi più efficace e veloce farà aumentare esponenzialmente la tua marginalità.
Vediamo quindi insieme qualche consiglio su come ottimizzare la progettazione di arredi.
1. Analizza i flussi operativi aziendali e la gestione dei dati
Vi chiederete: come fa l’analisi dei flussi a influenzare la velocità di progettazione?
Beh, per prima cosa togliamoci dalla testa che progettare su commessa significhi semplicemente “disegnare”.
Quando si progetta e si produce su commessa, la progettazione non è solo una rappresentazione tecnica dell’arredo, ma è la fase in cui nascono praticamente i dati di progetto, in cui vengono recepiti, organizzati e comunicati.
È l’ufficio tecnico, in genere tramite il project manager, che riceve le informazioni dagli architetti (in .dwg 2D spesso) e che le trasforma in un esecutivo completo di tutte le informazioni necessarie ad andare in produzione.
Lo scopo della progettazione, quindi, non è il disegno e la rappresentazione tecnica fine a se stessa, ma proprio uno scambio chiaro ed efficace di informazioni per la produzione.
Il consiglio quindi è: prima ancora di concentrarsi sulla progettazione come disegno, guardate al complesso della vostra azienda e al modo in cui i dati vengono fruiti e comunicati.
La maggior parte dei tempi e dei costi di progettazione si hanno perché le informazioni non sono chiare o non sono reperibili: si moltiplicano chiamate e email fra i tecnici e fra i reparti aziendali, si rischiano errori di grande impatto sull’azienda.
Quindi prima di pensare a come disegnare, pensiamo a come gestire il progetto: l’ufficio tecnico ha tutti i dati? Che cosa comunica? Dove archivia i file? I file sono reperibili? Che cosa rallenta il flusso?
Queste sono le domande da porsi.
Per arrivare a una risposta analitica, che ti permetta davvero di vedere dalla corretta prospettiva i flussi produttivi della tua azienda, ti consigliamo di svolgere quest’analisi con un consulente o un’azienda esterna: ti sorprenderà come una nuova prospettiva sulla tua realtà aziendale possa trovare semplici soluzioni che non avevi considerato!
2. Taglia le duplicazioni di lavoro eliminando i “silos” in azienda
L’organizzazione aziendale che tende a separare e isolare i diversi reparti per un maggiore controllo sull’operato dei dipendenti viene chiamata “organizzazione a silos: si contrappone all’“organizzazione a rete”, fondata invece sull'interscambio e la comunicazione fra i settori.
L’organizzazione per silos risulta spesso incredibilmente dannosa per un’azienda che lavora su commessa.
Infatti, come abbiamo già visto, una delle principali caratteristiche delle aziende che progettano e producono arredo su commessa è proprio quella di trovarsi a gestire una grande mole di dati di progetto.
Una gestione dei dati in compartimenti stagni e separati fa sì che ogni passaggio di dati fra un reparto all’altro possa potenzialmente comportare una perdita o una trasformazione dei dati stessi, rischiando anche situazioni paradossali in cui ogni reparto consulta dati diversi e lavora parallelamente sugli stessi progetti.
In particolare, visto che ciò che ci interessa è la progettazione, prendiamo in considerazione ad esempio il lavoro dei progettisti addetti ai rendering e quello dei progettisti esecutivi, che invece progettano per la produzione. Sono davvero due mondi separati?
Spesso però ci capita di incontrare aziende in cui il reparto rendering lavora con un software, mentre l’ufficio tecnico con un altro. Se i due software hanno scarsa interoperabilità o addirittura non comunicano, spesso capita la situazione in cui, se la committenza accetta il lavoro in base al rendering… l’ufficio di progettazione esecutiva deve ricominciare da capo a realizzare il modello 3D.
Ma pensiamoci bene: si tratta di personale che lavora allo stesso arredo, con la stessa geometria e gli stessi volumi. Progettare due volte è uno spreco di tempo e una grande esposizione a rischi di errore. Quindi, se è possibile arrivare alla progettazione esecutiva e al rendering dallo stesso modello 3D, perché non farlo?
Certo, eliminare questa duplicazione dipende in grande parte dagli strumenti software che avete in azienda e che i progettisti hanno a disposizione.
Per questo ti consigliamo, quando scegli il software CAD per la progettazione di arredo da inserire in azienda, di tenere conto anche di questo fattore e della possibilità di realizzare, con la stessa piattaforma, sia i primi layout in 2D, che il modello 3D per il rendering e l’esecutivo.
3. Automatizza il più possibile
Per lo stesso motivo per cui bisogna evitare il più possibile di duplicare il lavoro, un altro grande sforzo che bisogna fare per rendere la progettazione di arredi più efficace e veloce è quello di automatizzare ogni volta che sia possibile.
La quantità di liste e distinte di produzione che possono essere necessarie per una commessa di arredo è spropositata: parliamo di centinaia o migliaia di elementi di arredo e di un numero ancora maggiore di dati che sarà necessario comunicare ai fornitori o agli operatori di produzione.
Pensare di inserire a mano ogni singolo dato in una lunga tabella Excel, consultando prima il progetto poi il foglio di calcolo, continuamente, per ogni elemento e ogni componente… è una follia!
Eppure tante aziende ancora lavorano in questo modo: svalutando il tempo del tecnico, che diventa praticamente un compilatore, e esponendo il progetto ad un altissimo rischio d’errore, che può venire da digitazione (basta spingere un tasto invece che un altro e si ordinano 400 pannelli invece che 100!) o da semplice distrazione.
La situazione è ancora più assurda se si considera che… può essere evitata!
Con il giusto software CAD, che abbia funzionalità adatte e pensate per l’arredo su commessa, potrete automatizzare la generazione della documentazione esecutiva, tagliando drasticamente i tempi di compilazione e gli errori nella trasposizione dei dati.
4. Organizza l’ufficio tecnico
Tanto del tempo e dell’efficienza che state cercando si perdono all’interno dello stesso ufficio tecnico.
Un’organizzazione ben definita, una precisa definizione dei ruoli, un piano d’azione ben chiaro a tutti: questi sono i punti di partenza per arrivare ad un’efficiente gestione della commessa di arredo.
Proprio perché il tecnico non è più un semplice esecutore che tira righe col CAD, è importante che sia chiaro a tutto l’ufficio tecnico e di ingegnerizzazione qual è il flusso della commessa (che probabilmente avrete già analizzato e ottimizzato dopo aver letto il punto 1 di questo articolo!).
Soprattutto se, com’è probabile, gestite più progetti contemporaneamente: nominate chiaramente il capo progetto o responsabile di ogni commessa. Il capo progetto sarà sempre informato sul grado di avanzamento e sarà responsabile in prima persona del rispetto dei termini concordati (o vi saprà dire se sono realistici!).
5. Forma correttamente il personale
Questo punto dipende direttamente dai precedenti: una volta analizzati i flussi produttivi e di dati, una volta decisa una corretta codifica e il modo migliore per archiviare dati e documenti, una volta definite le modalità operative più efficienti, che escludano le ripetizioni e che permettano di automatizzare il più possibile… tutte queste competenze e decisioni vanno comunicate in modo efficace a tutto il personale dell’ufficio tecnico!
Una corretta formazione interna è qualcosa di più di una “riunione di allineamento” fra project manager, proprietà e tecnici: ciò che è importante è che l’azienda abbia un metodo operativo condiviso, se possibile scritto, dettagliato e sempre consultabile, sul quale il personale deve essere adeguatamente formato.
Compito del project manager o del responsabile sarà anche verificarne l’utilizzo e la messa in pratica.
Attenzione: questo non vuol dire che i metodi operativi debbano essere fissi e incontrovertibili. Anzi, se emergono modalità più snelle e veloci è importante che il progettista sia incoraggiato a segnalarle e a contribuire a rendere la progettazione di arredi più efficace e veloce per tutti.
D’altra parte, prima di cominciare a utilizzare un metodo diverso, questo va condiviso e accettato da tutti. Altrimenti si rischiano di nuovo duplicazioni di lavoro, errori nel passaggio di dati e tempi persi a cercare le informazioni necessarie.
Diversa ma ugualmente importante è invece la questione dell’adeguata formazione sugli strumenti CAD di progettazione, che è un vero e proprio investimento sulla velocità e sull’efficienza dell’ufficio tecnico. Utilizzare una piattaforma CAD senza essere adeguatamente formati e senza conoscerne appieno tutte le funzionalità equivale ad avere una Ferrari in garage… e non saperla guidare!
6. Scegliere il giusto software CAD per la tua azienda
La volontà di rendere la progettazione di arredi efficiente e veloce passa anche attraverso la scelta dei giusti programmi e software di progettazione CAD di cui dotarsi.
Infatti è vero che organizzando e formando l’ufficio tecnico già si possono vedere dei buoni risultati in termini di tempi e costi di progettazione, ma è anche vero che senza i giusti strumenti i tentativi di rendere la progettazione di arredi più efficiente e veloce possono ridursi in delle lotte contro i mulini a vento.
Nello specifico caso della progettazione e produzione su commessa di arredo, l’ufficio tecnico si trova ad affrontare:
- progetti complessi: per forma, dimensioni, numero di componenti e di materiali;
- continue modifiche dell’ultimo minuto: dettate da una committenza che ha un forte potere decisionale e a volte lo esercita indiscriminatamente fino all’ultimo minuto;
- gestione di un grande numero di dati e necessità di redigere lunghe liste e distinte di produzione.
Questi tre punti da soli rendono chiaro che: lo strumento CAD per la progettazione di arredo contract e su commessa non può avere le stesse caratteristiche di uno strumento CAD utilizzato per l’arredo standard o prodotto in serie.
Una schermata del monumenale progetto "City after the city" allestito per la Triennale di Design di Milano da Plotini Allesimenti (software: CAD MicroStation e Progenio)
Per rendere la progettazione di arredi più efficace e veloce è ormai praticamente indispensabile che l’ufficio tecnico possa dotarsi, come software di progettazione, di:
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un CAD 3D e 2D
Il CAD 2D da solo è quasi una pura rappresentazione; il CAD 3D, quando si lavora su progetti complessi di arredo, diventa necessario perché fornisce invece dei dati attivi e riutilizzabili per formare anche la documentazione esecutiva. Attenzione però: il CAD 2D non può essere abbandonato, perché è lo strumento per realizzare layout e disegni iniziali. Il consiglio? Scegliete un CAD che vi permetta di lavorare sia in 2D che in 3D.
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CAD flessibile
Poiché i tempi di progettazione sono stretti e le modifiche continue… la prima cosa da fare è fornire all’ufficio tecnico un software di progettazione che non sia eccessivamente vincolato e che permetta, se necessario, di fare le modifiche richieste in tempo reale, intervenendo direttamente sul disegno. Per questo il consiglio è: evitate un CAD parametrico in senso stretto, a favore di un CAD che vi permetta sia di progettare liberamente che di inserire oggetti parametrici (più modalità potete usare, più i vostri progettisti avranno “armi” al loro servizio nella progettazione di arredi!).
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Gestione della commessa e dei dati
Non sottovalutate la parte di gestione della produzione su commessa!
I dati sono tanti e una scorretta gestione delle informazioni di commessa è forse la principale fonte di errore e di perdita di tempi.
Vi consigliamo di valutare un CAD che abbia già un sistema di codifica, di archiviazione dei file di progetto e in generale di gestione della commessa di arredo.
Tenete a mente che è proprio una gestione corretta dei dati di progetto che permette di attivare funzioni automatiche come la generazione delle tavole e della documentazione esecutiva: una funzionalità che non può mancare al vostro CAD, se il vostro obiettivo è rendere la progettazione di arredi più efficace e veloce!
Come abbiamo già detto, una volta scelti i giusti sistemi, è importante che l’introduzione sia preceduta da un’analisi delle modalità aziendali e, in ufficio tecnico, da un’adeguata formazione sull’utilizzo del software, in modo da far fruttare al massimo l’investimento.
Non dimenticare niente.
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Conclusioni? Evita i disastri con una corretta gestione dell’informazione
In un interessante articolo pubblicato sulla rivista KM World, la ricercatrice Susan Feldman racconta la storia di un’importante azienda manifatturiera che progettò e produsse un nuovo prodotto, scoprendo solo dopo che uno degli elementi di ferramenta che dovevano comporlo… non veniva più prodotto.
Com’era potuto succedere? Avevano consultato un catalogo non aggiornato.
Questo è un esempio estremo, ma non troppo: le informazioni mancanti o incomplete sono la piaga di molti progetti.
Nell’articolo vengono chiamati disastri di informazione (information disasters) e sono la diretta conseguenza di una gestione di informazioni non strutturata e, a volte, lasciata al caso.
Nel nostro settore un disastro di informazione si verifica se gli elementi di un arredo partono per una spedizione oltreoceano senza alcuni componenti, se si arriva in cantiere e l’arredo ha misure sbagliate o è necessario fare modifiche per far passare gli impianti.
Sono costi alti per l’azienda e in molti casi evitabili: con le giuste tecnologie, i giusti software e la giusta organizzazione, che in primo luogo parte dal management e dalla direzione aziendale.
Un altro aspetto da considerare è inoltre che uno dei macigni che gravano sull’ufficio tecnico di progettazione di arredi non è il semplice “errore”, ma il tempo perso a ricercare le informazioni.
Se le informazioni sono tutte frammentate in cartelle e database non organizzati, la maggior parte del tempo del progettista andrà in una ricerca frustrante e poco redditizia.
E non solo, questo succede anche nel passaggio delle informazioni alla produzione: se gli operatori delle CNC non hanno tutti i dati necessari a produrre, oppure se la documentazione non è chiara, dovranno ricontattare l’ufficio tecnico, farsi spiegare, eventualmente modificare… 5 minuti a mobile, per un intero progetto contract, formano ore che non potete permettervi di perdere!
Ora: se sei arrivato qui, è perché ti sei chiesto come rendere la progettazione di arredi più efficace e veloce.
La risposta è che: non ci sono formule magiche, ma ci sono consigli e best practices da tenere a mente.
Una cosa è sicura: il costo del non trovare le informazioni è troppo alto da sopportare per un’azienda di produzione su commessa di arredo ed è compito della dirigenza e del management analizzare i processi produttivi, le modalità di gestione dei dati e gli strumenti in dotazione all’ufficio tecnico in modo da ottimizzare l’intero flusso operativo.
Il primo passo per aumentare l’efficienza di progettazione è essere proattivi: non limitarsi a risolvere o a contenere i danni (o i disastri!), ma evitare che accadano.
