Come entrare nel mondo dell'arredo contract?

Entrare nel mondo dell'arredo contract è possibile e di questi tempi quasi doveroso. Come sfruttare questa opportunità prevedendo e evitandone i rischi? Ecco i consigli dell'architetto Pincella. >>

Il mondo del contract non è una prerogativa delle piccole aziende che fanno su misura.

Non è nemmeno un'opportunità solo per le grandi aziende del settore arredo in grado di strutturarsi con autonome divisioni interne.

Il Contract è, prima di tutto, un servizio: come tale può essere fornito da aziende diverse in modi diversi. 

Zona biliardo. Immagine fornita dall'architetto Davide Pincella.

In particolare, negli ultimi anni, le aziende di arredo hanno assistito a un evidente cambiamento di mercato: il cliente è sempre più esigente, la modifica è d'obbligo e la personalizzazione diventa una regola. 

In questo tipo di ambiente la distanza fra arredo prodotto a catalogo e contract si assottiglia e moltissime aziende di arredo prevedono la possibilità di progettare e realizzare arredi fuori catalogo o completamente su misura. 

Se da un lato, però, il contract è un'opportunità che si apre alle aziende come la tua e sulla quale è fruttuoso investire, dall'altra il Contract e la produzione su commessa richiedono un know-how e una gestione specifica, che non può essere improvvisata. 

Ne abbiamo parlato con l'architetto Davide Pincella, specializzato nella progettazione, programmazione e realizzazione di costruzioni residenziali e industriali dal 1991.

Dal 2007 lavora nel mondo dell'arredo e dell'interior design, in particolare utilizzando la tecnologia laser scanner per la mappatura, la trasposizione e la renderizzazione di forme complesse come quelle dell'arredo classico.

L'architetto Pincella lavora da anni come Contract Manager per aziende che operano sul mercato estero e sviluppano progetti su commessa.

È proprio in questa veste che lo abbiamo intervistato: sfruttando la sua competenza e particolare prospettiva sul settore per raccogliere i consigli alle aziende che vogliono entrare nel mondo del contract.

Indice

• Cosa significa davvero arredo contract?

• Qual è la situazione del contract in Italia?

• Le aziende italiane si riorganizzano per il contract?

• I consigli alle aziende che vogliono entrare nell'arredo contract

• Quali sono i rischi maggiori nel passaggio e come prevenirli?

• Quanto sono importanti i software CAD nel passaggio al contract?

• Conclusioni: il Contract non si improvvisa

Partiamo con una domanda generale, ma sicuramente utile per delineare l'argomento.  Il termine “contract” causa spesso parecchie incertezze e ancora ogni azienda lo intende a modo suo: che cosa significa davvero arredo contract? 

Parlare ancora oggi di significato del termine contract è fuori tempo massimo: il termine è stato analizzato, sezionato e descritto in ogni suo aspetto, in numerosi convegni, riunioni e seminari. 

Inoltre se ne è parlato anche nell'articolo pubblicato sul blog Planstudio: Cosa significa Arredamento Contract? Ruoli, settori e opportunità. 

Detto questo, in realtà il termine contract viene ancora oggi usato a sproposito e molti operatori nel settore dell'arredo, ne danno un’interpretazione personale e a volte errata.

Il contract viene spesso associato all'arredo di settori merceologici specifici: il termine, però, non identifica un settore o una tipologia di arredo. Piuttosto, il contract è una modalità operativa: riassumendo, un servizio.

Questo servizio presuppone che l'appaltatore fornisca tutta una serie di prestazioni che garantiscano che:

• l'opera sia ultimata e consegnata entro un termine prestabilito;
• l'opera sia realizzata secondo specifiche ben precise (descritte dettagliatamente in un contratto che lo impegna nei riguardi del committente).

Cantiere al grezzo: entrare nell'arredo contract significa fornire un servizio a 360° che parte dai rilievi e arriva all'assistenza post vendita. Immagine fornita dall'architetto Davide Pincella.

Questi processi sono difficilmente standardizzabili e si svolgono di volta in volta con modalità e procedure diverse a seconda delle commesse, più o meno complesse.

È questa la vera difficoltà che devono considerare le aziende che si accingono a entrare nel contract! 

Va poi considerato che, nella maggior parte dei casi, la commessa è costituita da:

• progettazione
• produzione
• trasporto
• installazione finale

Ecco perché, sintetizzando, penso che una buona definizione di Contract, possa essere la seguente: 

"La capacità di fornire un servizio per arredare ambienti funzionali allo scopo per cui sono stati progettati”.

Si dice che: "Le statistiche non mentono, ma chi mente usa le statistiche."

Togliendo le statistiche di mezzo e dando un giudizio di esperienza, data la sua collaborazione con tante aziende che producono arredo di alta gamma per l’estero, qual è la situazione del contract in Italia?

In Italia molte aziende con marchi importanti si sono strutturate per fornire servizi contract, operando in tutto il mondo e collaborando con studi di progettazione internazionali o procurement company. 

Ad oggi, quasi tutte le aziende più importanti del settore arredo, hanno divisioni interne, specializzate nel contract.

Diverso è il discorso per il resto delle imprese, medie e piccole, che sono anche la  maggior parte: queste aziende incontrano ancora notevoli difficoltà a strutturarsi per poter fornire servizi contract.

Questo anche perché non sempre il flusso delle commesse garantisce una continuità di progetti tale da giustificare settori aziendali interni specifici, strutturati per il contract.

Ne consegue che spesso le aziende che producono arredi a catalogo si improvvisano fornitori di progetti chiavi in mano, andando incontro a notevoli problematiche, organizzative, produttive e logistiche.

In questo modo, però, si rischia di mettere in cattiva luce la propria azienda e tutto il sistema produttivo italiano.

Galleria. Immagine fornita dall'architetto Davide Pincella.

In Italia è più comune che si parli di contract per indicare gli interior contractors oppure i terzisti, che ricevono a loro volta la commessa dall’interior contractor.

Una riduzione di campo d’azione, ma non una semplificazione: una piccola o media azienda italiana che deve gestire una commessa di produzione contract, ha comunque bisogno di riorganizzarsi e di rivedere i propri flussi operativi, per essere efficiente e competitiva!

Conferma questa tendenza delle aziende di arredo alla riorganizzazione interna o siamo ancora carenti?

Nello schema organizzativo della commessa, l'interior contractor è molto più a monte del terzista. 

Queste due figure non vanno confuse o sovrapposte: penso sia più giusto parlare di interior contractors, quando ci si riferisce all'organizzazione di servizi contract.

Il sistema produttivo italiano è piuttosto formato da numerosi terzisti dalle capacità realizzative eccezionali ma che, nella maggior parte dei casi, sono messi in difficoltà dalle modalità operative imposte dai lavori a commessa.

Questo a causa di una scarsa propensione al rinnovamento dei processi produttivi e gestionali! 

Alcuni problemi sono: 

• la mancanza di sistemi software e CAD flessibili,
• la comunicazione di dati non strutturata, con tempi e modi diversificati;
• l'incapacità di essere flessibili e rapidi negli adeguamenti e nelle modifiche richieste dalla committenza;
• le non adeguate certificazioni della produzione;
• l'incapacità di gestire trasporti e montaggi a grandi distanze.

Queste e tante altre problematiche rendono spesso difficile il rapporto tra l'interior contractor e i terzisti, creando problemi al buon esito dei lavori.

Questo è vero in particolare per le aziende che tradizionalmente producono arredo in serie e che si stanno entrando nel mercato contract.

È sicuramente un mercato che rappresenta una forte attrattiva: soprattutto verso i mercati esteri. 

Che consiglio dare ad un’azienda che valuta questo passaggio?

Quali sono le valutazioni da fare e le “armi” da preparare (in termini di competenza, organizzazione, know how…)?  

Per prima cosa, sviluppare servizi contract non è necessariamente la soluzione ottimale per tutte le aziende.

Anzi, alcune aziende scelgono di continuare a essere ottimi produttori di arredi retail, sviluppando il più possibile un marchio aziendale legato al design di buona qualità.

Questa scelta apre anche un'altra possibilità: infatti, se l'azienda ha una buona capacità di personalizzazione dei propri prodotti a catalogo, potrà anche partecipare a commesse contract, su richiesta degli interior contractors o di studi di progettazione.

Questa è una via laterale di accesso alle commesse contract, che richiede necessariamente un certo livello di personalizzazione:

• per adattarsi a specifiche tecniche imposte da legislazioni particolari;
• per assecondare esigenze estetiche richieste dal committente.

Inoltre bisogna precisare un'altra cosa: un’azienda che vuole iniziare a operare con lavori su commessa non deve necessariamente strutturarsi con una divisione contract o con una struttura ad hoc complessa e costosa. 

Esistono anche modelli organizzativi più flessibili, che permettono comunque di operare in modo vincente.

Chiaramente, se il numero di commesse gestite dall'azienda è alto e anche al complessità da gestore è elevata... la necessità di dotarsi di una o più strutture interne dedicate al contract  sarà maggiore.

Non si può pensare di esternalizzare tutte le competenze necessarie allo sviluppo di lavori su commessa!

Dal concept alla realizzazione di un bagno: entrare nell'arredo contract significa interfacciarsi con efficienza con numerose professionalità e, ovviamente, con la committenza! Immagine fornita dall'architetto Davide Pincella.

Per chi vuole affrontare il mondo del contract, i consigli sono:

• Compiere scelte precise

Il punto essenziale è decidere con chiarezza gli aspetti che riguardano l’offerta del servizio che si propone, che deve essere chiara e mostrare in modo semplice tutti i possibili vantaggi per i committenti.

A riguardo le scelte da compiere riguardano: 

1. 1. la specializzazione: settore residenziale, alberghiero, nautico, commerciale...
   2. la fascia di mercato specifica: media, medio/alta, alta ...
   3. l'ambito territoriale su cui concentrarsi: Europa, Stati Uniti, Medio Oriente...

• Organizzare una solida struttura commerciale

Un consiglio importante alle aziende che si preparano a entrare nel contract è quello di fare attenzione all'organizzazione della struttura commerciale.

Sia per quanto riguarda gli agenti, che i rivenditori.

Andrà incoraggiata e organizzata anche la vendita su commessa, con una complessità maggiore rispetto alla vendita di prodotti a cataloghi.

Una capacità che varia, secondo le capacità della struttura aziendale e si sviluppa in relazione al numero e alla tipologia di lavori che si accettano e ricercano.

È normale che inizialmente l'azienda non voglia o possa dotarsi di professionalità interne in grado di svolgere i compiti di project manager, di procurement manager (che gestisce il contatto con i fornitori), e di cost consultant (che si occupa del controllo e della consulenza sui costi!). 

È importante in questo caso rivolgersi a professionisti specializzati o strutture esterne, che possano efficacemente supportare l’azienda nelle prime commesse!

Attenzione, però, ad avere almeno un referente interno, in grado di interfacciarsi e fare da tramite tra la struttura commerciale e quella organizzativa, della gestione e produttiva.

Uno degli errori più frequenti nel modello organizzativo è quello di affidare al responsabile commerciale anche la parte di gestione dei rapporti con le strutture progettuali, produttive e gestionali, sia da un punto di vista economico che logistico. 

Si rischia di perdere il controllo sulle esigenze tecnico-produttive dell'azienda e di andare incontro a costi e errori!

• Sviluppare un'efficiente banca dati e un buon gestionale

Entrare nel contract significa avere e dover gestire un enorme mole di dati e contatti. In particolare, il consiglio a chi si avvina a questo mondo è quello di sviluppare un’efficiente banca dati, con la selezione dei possibili fornitori e terzisti, che deve essere costantemente implementata e aggiornata.

• Dotarsi di un ottimo software CAD e di gestione della commessa

È importantissimo dotarsi di un software CAD efficiente che permetta una progettazione complessa come può esserlo quella del contract e che non vincoli eccessivamente il disegnatore; come abbiamo detto anche prima, Contract significa anche assecondare e attuare le modifiche in corso d'opera, sia che siano richieste dalla committenza, sia che nascano da esigenze di cantiere o altro.

Inoltre il CAD adatto per la progettazione e produzione di arredo su commessa deve avere funzionalità specifiche per la lavorazione del legno e permettere semplicemente il passaggio di dati alla produzione.

In particolare consiglierei di fare attenzione alle funzionalità BIM del CAD: BIM significa che i dati sono legati al progetto e sono disponibili per la consultazione e la comunicazione.

Una modalità estremamente utile nel momento in cui ci si interfaccia con strutture progettuali o figure professionali esterne.

Per quanto sia attraente, il contract è anche molto rischioso. Non sono rari i casi di aziende che si sono “scottate”, non considerando che i processi produttivi di un prodotto seriale e su commessa sono molto diversi!

Quali sono secondo lei i rischi più gravi per un’azienda che si avvicina alla produzione su commessa e vuole entrare nel mondo del contract? E soprattutto: come prevenirli?

Il rischio maggiore è quello di non riuscire a portare a termine la commessa nei termini, nelle modalità e con le caratteristiche concordate con il committente.

In questo caso, infatti, ci si espone a inevitabili cause legali con conseguenti penali per l’azienda, ma soprattutto con una perdita di affidabilità all'interno di mercati molto spesso elitari.

Il passaparola nel contract è ancora molto importante per l'acquisizione di nuove commesse: perdere affidabilità significa precludersi la possibilità di procurarsi ulteriori lavori.

Per prevenire questi rischi bisogna predisporre una programmazione irreprensibile di tutte le fasi della commessa, tenendo conto degli imprevisti che potranno interessare: la produzione, il trasporto, le autorizzazioni amministrative, il montaggio, l’attività di cantiere, il collaudo dell’opera...

Sarà inoltre importante definire e predisporre in modo dettagliato e professionale tutte le documentazioni necessarie e fondamentali, come i contratti, le certificazioni, le assicurazioni, le autorizzazioni amministrative, i collaudi, ecc…

Dal punto di vista di progettazione e produzione, sicuramente avere strumenti software efficienti e innovativi e soprattutto specifici per la progettazione e produzione su commessa, aiuta l'azienda a prevenire questi rischi. 

In particolare è importante che i software aziendali, in particolare CAD e di gestione della commessa, garantiscano:

• reattività e flessibilità della progettazione;
• disponibilità dei dati di progetto;
• automatismi nella generazione della documentazione di produzione;
• controllo in ogni fase della commessa.

Il passaggio al contract richiede un cambio di mentalità: dal punto di vista produttivo, commerciale, amministrativo…

Per quanto riguarda il processo di progettazione e produzione, ci è capitato di incontrare aziende che sottovalutano questo aspetto, scegliendo per l'ufficio tecnico strumenti CAD troppo rigidi o strettamente parametrici.

Utilizzare una piattaforma flessibile e specifica per il settore ci sembra fondamentale.

Secondo lei quanto sono importanti gli strumenti software nell'agevolare il passaggio al contract per una azienda di arredo?

L'utilizzo di strumenti software specifici, adeguati e altamente performanti è sicuramente una strada obbligata.

Un'azienda che voglia essere competitiva in un mercato elitario come quello del contract, sia a livello nazionale che internazionale, non può prescindere da un'analisi delle esigenze dal punto di vista della progettazione e produzione.

Considerando quanta parte dei costi dipendono dalla progettazione nell'arredo contract, il software CAD e di gestione dei dati di commessa è uno degli strumenti principali per l'azienda!

Come tale, va valutato, scelto e inserito nei flussi produttivi con la consapevolezza che influisce direttamente sulla capacità dell'azienda di essere competitiva e efficiente. 

Oggi ogni reparto aziendale ha le proprie specifiche piattaforme software, ma per un'azienda che progetta e produce arredo su misura è l'ufficio tecnico ad essere il cuore del processo produttivo: è nell'ufficio tecnico che nasce il dato.

È necessario che un'azienda che vuole essere competitiva sul mercato prenda consapevolezza di questo e cominci chiedendosi se gli strumenti software che utilizza sono i migliori, i più adatti per le sue esigenze. 

Conclusioni: il contract non si improvvisa

L'architetto Davide Pincella lavora da anni nel settore dell'interior design e in particolare anche come Contract Manager per aziende che operano anche all'estero. 

Forte conoscitore del settore e delle dinamiche che riguardano le aziende di arredo contract, gli abbiamo chiesto di raccontarci il suo punto di vista e di aiutarci a raccogliere spunti e consigli per le aziende che decidono di entrare nel settore dell'arredo contract.

La prima cosa che emerge è che il contract è, prima ancora che un prodotto o un settore, un vero e proprio servizio.

Camera da letto di arredo contract. Immagine fornita dall'architetto Davide Pincella

Un servizio a cui le aziende, a seconda delle proprie necessità, capacità e caratteristiche, si possono avvicinare da due diversi fronti, che vedono protagoniste:

• Le grandi aziende

Aziende dalla storica produzione seriale, con forti brand, forte organizzazione e molti mezzi a disposizione per "aggredire" il mercato del contract. Queste aziende si riorganizzano generalmente con intere divisioni Contract, strutture commerciali, organizzative, tecniche e di produzione dedicate. 

Per aziende così grandi, una produzione contract può essere anche una produzione a piccoli lotti, ad esempio quella dei contract di cucine per grandi complessi residenziali.

La difficoltà per questo tipo di azienda è quella di costruire "un'azienda dentro l'azienda", organizzare un ufficio tecnico competente in materia di progettazione e ingegnerizzazione di arredo su commessa e ricercare degli strumenti software dedicati, comprendendo che le dinamiche che sottendono la produzione su commessa sono molto più articolate e soggette a variazioni rispetto a quelle della produzione a catalogo. 

La sfida di un'azienda del genere è mantenere una buona rete di contatti, sfruttare l'onda del proprio brand e garantire il know-how necessario a portare a termine grandi commesse nei tempi stabiliti.

• Le piccole e medie imprese di arredo

Aziende più piccole ma dalla forte esperienza tecnica, specializzate nella produzione retail o a catalogo, ma che decidono di aprire un canale al contract e al su misura. 

Per queste aziende, il rischio è potenzialmente più alto: lanciarsi nel Contract senza una precisa strategizzazione e riorganizzazione interna può essere rischioso.

Non portare a termine una commessa nei tempi e secondo le condizioni stabilite, è il rischio più alto a cui si va incontro: sia a causa di forti penali e contenziosi legali e sia perché la perdita di affidabilità è un danno a cui difficilmente si rimedia, in un settore elitario come quello del contract. 

Anche e soprattutto quando l'azienda non ha la disponibilità di aprire e strutturare "da zero" una divisione contract interna, il consiglio è quello di strategizzare e organizzare le proprie decisioni e collaborare con professionisti competenti che possano aiutare l'azienda nella gestione di dinamiche particolari, come quella commerciale, oppure nella riorganizzazione dei processi produttivi interni, partendo dall'ufficio tecnico e prendendo in esame le modalità di progettazione, produzione e scambio di dati.

In generale, e questo riguarda sia le grandi aziende che quelle medie e piccole, la gran parte dei costi delle commesse di arredo contract dipende direttamente dalla progettazione.

L'ufficio tecnico ha un ruolo centrale nella gestione della commessa e nell'elaborazione di dati corretti che possano poi essere utilizzati in modo efficiente sia per la produzione che per i passaggi successivi, dalla logistica, al montaggio, all'assistenza post vendita. 

Questo significa che, come l'azienda si preoccupa di avere le giuste macchine CNC per la produzione, è importante che dia importanza a scegliere anche i giusti strumenti CAD e di gestione della commessa.

E non solo: lo strumento di per sé non dà garanzia di efficienza.

È importante che l'azienda, per restare competitiva, abbia una continua spinta al miglioramenti e all'ottimizzazione dei processi, anche con analisi specifiche e con la collaborazione di esperti del settore, sia dal punto di vista teorico che pratico e tecnico.